Fikiria bosi wako amekupa taarifa kuwa kesho asubuhi utatoa mada kwenye mkutano wa wafanyakazi wote ofisini.
Je, ungesisimka kwa kupata fursa hii adhimu au ungejawa na wasiwasi?
Kwa wengi wetu, inawezekana kabisa usingizi ukapaa usiku. Wazo kwamba utazungumza mbele ya watu muhimu wenye uelewa mkubwa kuliko wewe linaweza kukunyima amani.
Ukweli ni kwamba watu wengi, kwa viwango tofauti, hupata wasiwasi wanapokaribishwa kuzungumza mbele ya watu.
Hata watu wanaoonekana jasiri huweza kutokwa na jasho wanapojiandaa kuzungumza mbele ya watu.
Lakini pia ni kweli kuwa, kama mfanyakazi, wakati mwingine utalazimika kusimama mbele ya watu kuzungumza.
Inaweza kuwa kutangaza bidhaa au huduma, kufundisha na hata kuwasilisha andiko la mradi kwa wafadhili.
Hiyo ina maana kuwa uwezo wa kuzungumza mbele ya watu ni raslimali muhimu kwa mfanyakazi.
Ili kukuwezesha kukabiliana na hofu, hapa inapendekewza kanuni kadhaa rahisi za kukuwezesha kufanya hivyo mosi;
Siri kubwa ya kuondoa wasiwasi ni maandalizi. Jiandae kwa kujiuliza matokeo gani unataka kuyapata baada ya mazungumzo yako?
Je, una hoja zipi mbili kubwa unazotaka wasikilizaji wako waondoke nazo? Je, unataka wajisikieje na wafanye nini baada ya kukusikiliza?
Maana yake ni kwamba, kama sehemu ya maandalizi yako, unahitaji kufikiria mwisho wa mazungumzo yako utakuwaje kabla hata hujaanza kuzungumza.
Pia, unapojiandaa unahitaji kuoanisha dhima ya mazungumzo yako na mahitaji ya watu watakaokusikiliza.
Utafiti wa kujua changamoto za watu unaotarajia kuzungumza nao ili mazungumzo yako yajikite kwenye ufumbuzi wa vikwazo vinavyowakabili.
Lakini pia, mahitaji ya wasikilizaji wako yanaweza kuwa matamanio waliyonayo.
Ukiweza kujua matamanio ya watu unaotaka kuongea nao, itakuwa rahisi kuyafanya mazungumzo yako yatakayojenga hamasa ya kuwawezesha kufikia kule wanakokutamani.
Baadhi ya wahubiri, wanasiasa na waganga wa kienyeji wanaijua siri hii.
Watu hawa wana uwezo wa kutumia matamanio ya watu na kuyageuza kuwa mtaji wa shughuli zao.
Hivyo nawae tumia udhaifu huu wa kibinadamu kuyafanya mazungumzo yako yasikilizwe.
Hofu ya kuzungumza mbele ya watu inaweza kukufanya ukataka kukariri kile utakachokisema.
Kukariri maana yake ni kujaribu kukumbuka kila neno utakalolizungumza.
Mtindo huu unaweza kukuletea matatizo makubwa mawili.
Kwanza, ili usisahau utalazimika kuzungumza kwa mtiririko fulani wa bandia na hivyo wasikilizaji wako wanaweza kuhisi huamini unachokisema.
Bila shaka umewahi kuwasikiliza watu wanaozungumza mambo mazito kwa kutumia maneno mazito, lakini hujisikii kuwaamini kwa sababu wanaonekana kukariri.
Pili, unapokariri unajiweka kwenye hatari ya kusahau. Ile hofu ya kukosea inaweza kukuchanganya ukajikuta umesahau maneno fulani uliyotamani kuyatumia.
Hilo likitokea, ujasiri wako unaweza kupeperuka.
Kuna nyakati utalazimika kukumbuka maneno fulani ya muhimu. Lakini haifai kuyafanya maneno hayo kuwa msaafu, bali dira ya jumla ya kuongoza mwelekeo wa mazungumzo yako.
Nikitumia mfano wangu, binafsi ninapojiandaa kuzungumza huwa ninajitahidi kuufanya ujumbe utoke moyoni mwangu.
Hiyo ina maana kwamba, ninapojifunza jambo nitalifuatilia kwa undani wake na kulihusisha na mifano halisi niliyowahi kukutana nayo katika maisha yangu ya kila siku.
Kwa kufanya hivyo, inakuwa rahisi kuzungumza kwa ujasiri kwa sababu silazimiki kukumbuka kila neno nitakalolitumia wakati ninazungumza.
Gusa hisia za wasikilizaji
Namna unavyozungumza inaweza kuwa muhimu kuliko hata ujumbe ulionao.
Katika kufikisha ujumbe wako, swali unalohitaji kulijibu ni, namna gani unafikisha ujumbe wako? Je, unatumia mbinu gani kugusa hisia za wasikilizaji wako?
Uamuzi mwingi unaongozwa na hisia za watu. Tafiti nyingi za kisaikolojia zinaonyesha watu hawavutiwi na hoja kuliko hisia zinazozunguka hoja.
Unafahamu, kwa mfano, kuna vitu vingi tunavipinga sio kwa sababu haviko sahihi, lakini ile tu kujua kuwa vinachokoza hisia zakufanya kupinga.
Kwa hiyo, mbali na kiini cha ujumbe wa muwakilisha hoja, bado anayo kazi kubwa ya kuhakikisha anaupamba ujumbe wake kwa kuzingatia hisia za msikilizaji wake.
Namna moja wapo ya kufanya hivyo ni kutia moyo, kuleta matumaini, kuonyesha inawezekana.
Utakubaliana na mimi kuwa mtu akizungumza na wewe akakufanya uone haiwezekani, hakuna tumaini, itakuwa vigumu kwako kumpa nafasi kubwa ya kukushawishi.
Ni hivyo kwa sababu tunapenda watu wenye ujumbe wenye faraja na matumaini kuliko wale wanaotukatisha tamaa.
Ukitaka kusikilizwa na watu tembea kwenye udhaifu wa watu kupenda kusikia mambo yanayotia moyo si kukatisha tamaa.
Boresha uwasilishaji wako
Mtindo wa uwasilishaji wako unaweza kuathiri ubora wa mazungumzo yako.
Kumbuka kutumia nyenzo zitakazofanya ujumbe wako ufikike kirahisi mfano picha, vielelezo, vitu halisi pamoja na simulizi halisi.
Siku hizi kuna matumizi ya teknolojia kama ‘slides za powerpoint’ kuweka dondoo za ujumbe wako. Vyote hivi vinafahisisha uwasilishaji wako.
Siku ya kuzungumza, jitahidi kuanza vizuri. Namna unavyofungua mazungumzo yako itaamua kwa kiwango gani wasikilizaji wako watakuchukulia kwa uzito unaostahili.
Dakika za mwanzo, zitumie kuvuta usikivu wa hadhira yako.
Ukitumia dakika za mwanzo vibaya, unajiweka kwenye hatari ya kupoteza asilimia zaidi ya 50 ya wasikilizaji wako.
Mahali pa kuanzia ni kubainisha tatizo liko wapi na kisha taratibu waonyeshe ufumbuzi.
Mazungumzo yasiyoeleweka yanatatua shida gani hayawezi kupata usikivu.
Ungana na wasikilizaji wako kwa kutumia vichekesho vinavyoendana na mahitaji yao.
Lugha ya mwili iende sambamba na maneno unayotamka.
Kama unazungumzia jambo lenye huzuni, onekana kweli una huzuni.
Pia, usiwe na papara hata kama unakimbizana na muda. Zungumza taratibu kwa ufasaha.
Unapozungumza taratibu, unajipa muda wa kutafakari kabla hujasema na hiyo itakuongezea ujasiri.
Ikiwa unasikia hofu wakati unazungumza, unaweza kuvuta pumzi kubwa ya taratibu, kuruhusu hewa iingie tumboni. Ishikilie kwa muda kwa kutumia misuli ya tumbo, kisha zungumza wakati ukipumua hewa hiyo taratibu.
Pumzi kubwa husaidia kupunguza wasiwasi.
Christian Bwaya ni Mhadhiri wa Saikolojia, Chuo Kikuu cha Kikatoliki Mwenge (MWECAU).
.jpg)
.jfif)
